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Bei einer Kassen-Nachschau kann das Finanzamt unangekündigt prüfen, ob ein Betrieb seine Kasseneinnahmen ordnungsgemäß erfasst. Besonders im Fokus stehen bargeldintensive Branchen. Werden dabei erhebliche Mängel festgestellt, kann aus der Kontrolle unmittelbar eine umfassende Außenprüfung werden.
Das erwartet Sie in diesem Beitrag
Wie eine Kassen-Nachschau abläuft
Welche Bereiche das Finanzamt kontrolliert
Welche Mängel besonders häufig auffallen
Welche Konsequenzen Fehler haben können
Wie Sie Ihren Betrieb auf eine Kontrolle vorbereiten
Kassen-Nachschau: Darauf sollten Betriebe vorbereitet sein
Wer Bargeld einnimmt, muss jederzeit mit einer unangekündigten Kontrolle der Kassenführung rechnen.
Gastronomiebetriebe, Taxi-Fahrer, Barber-Shops, Tattoo- und Nagelstudios oder kleinere Einzelhändler haben eines gemeinsam: Ein erheblicher Teil der Umsätze kann bar bezahlt werden. Solche bargeldintensiven Betriebe stehen deshalb besonders im Fokus der Finanzverwaltung.
Ein wichtiges Kontrollinstrument ist die Kassen-Nachschau. Dabei kann ein Prüfer des Finanzamts während der üblichen Geschäftszeiten unangekündigt im Betrieb erscheinen.
Die Kontrolle kommt ohne Vorankündigung
Bei der Kassen-Nachschau darf der Prüfer des Finanzamtes die Geschäftsräume während der Geschäftszeiten betreten und sich unter anderem Kassen, Kassensysteme, Tagesabschlüsse und weitere Unterlagen zur Kassenführung zeigen lassen. Die Prüfer müssen sich ausweisen und den Prüfungsauftrag aushändigen. Kontrolliert werden können sowohl elektronische Kassensysteme als auch offene Ladenkassen – die klassische „Schubladenkasse“. Aber auch Taxameter und Wegstreckenzähler oder Waagen mit Registrierfunktion fallen darunter.
Eine umfassende Betriebsprüfung ist die Kassen-Nachschau zunächst nicht. Sie soll vielmehr kurzfristig klären, ob die Kasse ordnungsgemäß geführt wird und die Einnahmen vollständig erfasst werden.
„Gerade weil eine Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgt, sollten Betriebe ihre Kassenführung nicht erst dann überprüfen, wenn der Prüfer bereits vor der Tür steht“, sagt Antonia Grabinger, Steuerberaterin bei Treukontax in Nürnberg.
Diese Mängel fallen bei Kontrollen auf
Nach Angaben der Finanzverwaltung zeigen sich bei Kassen-Nachschauen insbesondere folgende Probleme:
lückenhafte oder unvollständige Kassenaufzeichnungen
eine fehlende oder nicht aktivierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Verstöße gegen die Pflicht zur Belegausgabe (Hinweis: Es ist zwar geplant, diese Pflicht abzuschaffen, bis dahin gilt sie aber)
In einzelnen Fällen können sich bei der Kontrolle zudem Hinweise auf Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung ergeben.
Aus der Nachschau kann eine Außenprüfung werden
Stellt der Prüfer erhebliche Mängel fest, kann das Finanzamt unmittelbar zu einer umfassenden Außenprüfung übergehen. Eine vorherige schriftliche Prüfungsanordnung ist dafür nicht erforderlich.
Auch finanziell können Fehler erhebliche Folgen haben. Fehlt eine vorgeschriebene TSE oder wird ein elektronisches Kassensystem nicht ordnungsgemäß verwendet, können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro drohen.
Mängel in der Kassenführung können außerdem dazu führen, dass das Finanzamt Umsätze hinzuschätzt und daraus zusätzliche Steuerforderungen entstehen. Bei einer bewussten Manipulation von Umsätzen kommt darüber hinaus eine Strafverfolgung wegen Steuerhinterziehung in Betracht.
„Nicht erst eine Manipulation kann zum Problem werden. Auch Mängel bei Aufzeichnungen oder Kassensystemen können erhebliche steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen“, erklärt Steuerberaterin Antonia Grabinger.
Gute Vorbereitung ist der beste Schutz
Eine Kassen-Nachschau lässt sich nicht planen – die ordnungsgemäße Kassenführung dagegen schon. Betriebe sollten deshalb regelmäßig kontrollieren, ob ihr Kassensystem technisch korrekt eingerichtet ist und die vorgeschriebenen Abläufe eingehalten werden.
Kassendaten und relevante Unterlagen sollten so organisiert sein, dass sie bei einer Kontrolle verfügbar sind. Wird die Kassen-Nachschau in eine Außenprüfung übergeleitet, empfiehlt es sich, die Steuerberatung unmittelbar einzubeziehen.
Das sollten Sie beachten
Halten Sie Ihre Kassenaufzeichnungen vollständig und aktuell.
Prüfen Sie, ob Kassensystem und TSE ordnungsgemäß eingerichtet und auf dem aktuellen Stand sind.
Beachten Sie die Pflicht zur Belegausgabe. Hinweis: Es ist geplant, diese Pflicht abzuschaffen.
Halten Sie Kassendaten und Unterlagen für eine Kontrolle bereit.
Ziehen Sie bei einer Überleitung zur Außenprüfung umgehend Ihre Steuerberatung hinzu.
Unser Tipp:
Prüfen Sie Ihre Kassenführung regelmäßig, bevor eine unangekündigte Kassen-Nachschau stattfindet. Technische oder formale Fehler lassen sich im Vorfeld meist leichter beheben als während einer laufenden Kontrolle.